SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
La Administración Municipal de Girardota tiene como política de calidad garantizar la prestación efectiva de los servicios públicos a la comunidad, a través del mejoramiento continuo de los procesos, fomentando la participación ciudadana en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia y la ley, optimizando el talento humano y los recursos financieros, económicos, físicos y ambientales para obtener condiciones favorables de desarrollo.
OBJETIVOS DE CALIDAD
-Generar una cultura de trabajo en equipo y de mejoramiento continuo de los procesos de la Administración Municipal.
-Disponer de personal competente y comprometido para la implementación y sostenibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad
-Promover espacios que permitan la participación ciudadana, en los procesos que desarrolla la Administración Municipal de Girardota.
-Gestionar la consecución de recursos financieros necesarios para mejorar la prestación de los servicios públicos.
PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
El Sistema de Gestión de la Calidad de la Administración Municipal de Girardota esta conformado por 12 procesos, entre los cuales se incluyen estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Los procesos son los siguientes:
Procesos estratégicos
-Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad. Tiene como objetivo definir y planificar la implementación, el mantenimiento y la mejora continúa del Sistema de Gestión de la Calidad. Este proceso cuenta con manuales de calidad, de elaboración de documentos y de responsabilidades y autoridades.
-Planificación del Desarrollo. El objetivo general del proceso es establecer directrices de desarrollo a través de la elaboración y el seguimiento de planes, programas y proyectos orientados a mejorar la calidad de vida de la población del Municipio de Girardota.
Procesos Misionales
-Contratación. Su objetivo principal es establecer las directrices para la contratación de bienes y servicios externos, necesarios para el desarrollo económico y social del Municipio de Girardota, en procura de generar una mejor calidad de vida de sus habitantes. El proceso cuenta con manual de contratación y con las guías de requisitos para la contratación estatal y etapas de la licitación pública.
-Vigilancia y Control. Este proceso establece los lineamientos y directrices para velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente, en lo referente a establecimientos abiertos al público, saneamiento básico y transportes y tránsito.
-Trámites Administrativos. Tiene como objetivo proporcionar las directrices para los trámites que realizan las personas de la comunidad ante la administración Municipal, a través de la implementación de procedimientos que agilicen los mismos. Este proceso cuenta con Manual de Trámites, el cual se encuentra disponible en la página Web del Municipio, en el archivo municipal, en la portería principal de la Administración y en la Secretaria de Planeación y Desarrollo Urbano.
-Planificación y Administración de los Ingresos. Su objetivo principal es implementar mecanismos y acciones que contribuyan a la administración y uso efectivo de los ingresos municipales generados por concepto de impuestos predial e industria y comercio, fomentando así la sostenibilidad institucional y el bienestar social.
-Formación. Este proceso establece las directrices necesarias para la formación a la comunidad, aportando conocimientos para el desarrollo de sus habilidades, cambios de su conducta y el cumplimiento de sus deberes logrando el mejoramiento de la calidad de vida de la población. Este proceso tiene guía de formación a la comunidad
-Asesoría y Asistencia Técnica. Tiene como objetivo, establecer los lineamientos y directrices para brindar información, orientación e intervención técnica a la comunidad, encaminadas a mejorar la calidad de vida de los habitantes. Este proceso tiene guía de asesoría y asistencia técnica.
Procesos de Apoyo
-Gestión del Recurso Físico. Su objetivo principal es proporcionar y mantener los recursos físicos necesarios para la buena prestación de los servicios a las diferentes dependencias del Municipio, a la comunidad en general y el sostenimiento del sistema de gestión de la calidad.
-Gestión del Talento Humano. Tiene como objetivo facilitar el desarrollo integral de los empleados de la Administración Municipal , de tal manera que se le permita contar con herramientas para adquirir el conocimiento y las competencias para el desempeño laboral.
Procesos de Evaluación
-Auditorias. El objetivo principal es realizar evaluación periódica de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad que permita obtener oportunidades de mejora.
-Análisis y Mejora. Tiene como objetivo analizar los datos de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad , con el fin de realizar seguimiento, detectar no conformidades e implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora que nos permita lograr el mejoramiento continuo.
BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
-Fomentar la prestación efectiva de los servicios públicos a la comunidad con una orientación de buen servicio al cliente.
-Participación activa de los funcionarios y contratistas en la estructuración y el mejoramiento de los procesos del sistema de gestión de la Calidad
-Integra actividades de las diferentes dependencias de la administración en procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad.
-Fomenta la cultura del mejoramiento continúo de los procesos al interior de la Administración Municipal.
-Permite hacer seguimiento a cada una de las actividades que integran los procedimientos del sistema y tomar acciones para controlar y tratar los productos que no cumplan con los requisitos del cliente interno ó externo.
-Documentación de las actividades, los responsables, los registros y las referencias de cada uno de los procesos del sistema de gestión de la Calidad , lo cual permite acceder a información con facilidad y tener soportes de las actuaciones.
-Estructuración de mecanismos que permitan una mejor atención a quejas, reclamos y sugerencias de los usuarios internos y externos de la administración Municipal.
-El Sistema de Gestión de la Calidad reduce los riesgos en la Administración Municipal por ausencia o cambios del personal.
LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL MANTIENE SU EXCELENTE GESTIÓN EN CALIDAD, PARA ELLO CAPACITÓ A TODO SU PERSONAL NUEVO EN LA NORMA ISO 9001 VERSIÓN 2000.
Durante los días 13 y 14 de marzo del presente año, se llevó a cabo la auditoría de seguimiento por parte del Instituto Colombiano de Normas Técnicas, ICONTEC, a La Administración Municipal de Girardota. Los objetivos del instituto eran determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión, evaluar la capacidad del cumplimiento de los requisitos contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema y a la norma de requisitos de gestión, e identificar las posibilidades de mejora.
Durante los dos días de auditoría se evidenció que en la actual administración hay un fuerte compromiso con la calidad. Su Alcalde, el doctor Guillermo Ochoa Beltrán y cada uno de los líderes de procesos junto con el personal de apoyo, dieron un excelente testimonio de gestión, y afirman con este hecho el compromiso de la administración con la comunidad.
El informe por parte del ICONTEC, demuestra que la alcaldía de Girardota cuenta con un número de no conformidades mayores, y de no conformidades menores iguales a cero, lo que reafirma su certificación de gestión de la calidad, y posiciona a esta administración como eficiente, efectiva y eficaz.
La auditoria también deja claro que la conformidad y la capacidad de mejora del sistema de gestión de la calidad, se ha mantenido gracias a las actividades planificadas y ejecutadas para asegurar el empalme con la nueva administración. Y que el control de los documentos y registros del SGC, demuestran la idoneidad del mismo y facilita la obtención de las evidencias de manera ágil, oportuna y confiable.
Finalmente el equipo auditor dio recomendaciones a todo el personal, el cual las recibió atentamente con el fin de mejorar aun más y mantener su certificación.
Todo esto le permitirá al Municipio de Girardota realizar los ajustes necesarios que permitan cumplir lo pertinente a la NTCGP 1000 y el MECI, modelo estándar de control interno, antes del 8 de diciembre del presente año.